Văn phòng nhỏ: xếp chỗ ngồi, chỗ họp và chỗ tiếp khách

Hai bài trước nói quầy thu ngân và chỗ ngồi của chủ trong cửa hàng nhỏ, và lối vào cửa hàng. Bài này nói mặt bằng kiểu khác: văn phòng nhỏ, vài chục mét, mà phải đủ cả làm việc, họp và tiếp khách.

Đo trước khi kê

1. Vẽ mặt bằng có số đo thật, đánh dấu cửa, cửa sổ, cột, ổ cắm và hộp điện.
2. Đếm ổ cắm và vị trí của chúng — đây là thứ quyết định bàn kê được ở đâu, và là thứ hay bị bỏ qua nhất.
3. Chừa lối đi đủ rộng giữa các dãy bàn, đủ cho người đi qua sau lưng người đang ngồi.
4. Đo đường ra cửa từ mọi chỗ ngồi: không ai phải lách qua ba cái ghế mới ra được cửa.
5. Nghĩ tới số người sáu tháng nữa, đừng chỉ xếp cho số người hôm nay.

Xếp theo công việc, không theo chức danh

• Người hay nói chuyện điện thoại nên ngồi xa người cần tập trung.
• Nhóm làm việc cùng nhau ngồi gần nhau — đi bộ ba mét để hỏi một câu là rào cản thật.
• Người hay ra ngoài ngồi gần cửa, đỡ làm phiền người khác mỗi lần ra vào.
• Chỗ ngồi của người quản lý không nhất thiết phải ở góc đẹp nhất; nhìn được cả phòng thì hữu ích hơn.
• Hỏi chính nhân viên trước khi đổi chỗ ngồi — họ biết mình cần gì hơn mình đoán.

Màn hình và ánh sáng

• Không để cửa sổ ngay sau lưng màn hình: người ngồi bị chói suốt buổi.
• Không để cửa sổ sau lưng người ngồi: màn hình lóa.
• Ánh sáng đến từ bên cạnh là hướng hợp nhất.
• Đèn trần trắng cho khu làm việc, và thêm đèn bàn cho ai cần.
• Khu tiếp khách thì ánh sáng dịu hơn, không cần sáng như bàn làm việc.

Chỗ họp trong văn phòng nhỏ

1. Không cần phòng riêng nếu chưa đủ chỗ: một bàn ở góc với vài ghế là đủ cho phần lớn cuộc họp.
2. Đặt xa khu cần tập trung nhất, gần cửa vào thì tiện cho khách.
3. Một tấm bảng hoặc mảng tường trống hữu ích hơn một cái bàn to.
4. Có chỗ gọi điện riêng — chỉ cần một góc nhỏ, hoặc quy ước ra hành lang.
5. Họp trực tuyến cần chỗ ít ồn và tường phía sau gọn; đây là nhu cầu mới mà nhiều văn phòng chưa tính.

Tiếp khách

• Khách không nên đi xuyên qua khu làm việc mới tới được chỗ ngồi.
• Chỗ ngồi tiếp khách nhìn ra được cửa, và không quay lưng vào lối đi.
• Cất tài liệu khỏi tầm nhìn ở khu khách ngồi — đây là chuyện bảo mật, không phải chuyện gọn gàng.
• Màn hình không quay ra phía khách.
• Chỗ để áo khoác, túi xách cho khách; thiếu là họ đặt xuống sàn.

Khi thêm người mà không thêm chỗ

• Đừng thu hẹp lối đi để nhét thêm bàn — đây là cách làm cả phòng khó chịu vì một chỗ ngồi.
• Bàn nhỏ hơn nhưng đủ dùng tốt hơn bàn to mà chen chúc.
• Cho làm luân phiên tại nhà nếu công việc cho phép, thay vì cố nhồi.
• Bỏ bớt tủ hồ sơ giấy — nhiều văn phòng nhỏ mất vài mét vuông cho giấy tờ không ai mở tới.
• Xem lại sau ba tháng: cách xếp nào cũng cần chỉnh sau khi dùng thật.
• Hỏi ý cả phòng trước khi đổi lớn — người ngồi đó biết chỗ nào bất tiện rõ hơn người vẽ sơ đồ.

Tiếng ồn

• Thảm, rèm và kệ đầy sách hút âm; phòng toàn kính và sàn cứng thì vang.
• Máy in đặt xa chỗ ngồi — tiếng và người ra vào lấy giấy đều gây phiền.
• Khu pha trà cà phê tách khỏi khu làm việc nếu có thể.
• Thống nhất quy ước chung: gọi điện dài thì ra ngoài, nhạc thì dùng tai nghe.

Phần an toàn

• Lối ra cửa phải thông, không kê tủ hay thùng hàng chắn.
• Dây điện không băng ngang lối đi; dùng nẹp gom dây.
• Không cắm nhiều thiết bị nặng điện vào một ổ nối — máy in, ấm siêu tốc, lò vi sóng ăn điện lớn.
• Bình chữa cháy ở chỗ dễ lấy và mọi người biết nó ở đâu.
• Kệ cao phải bắt vào tường, nhất là kệ để hồ sơ nặng.
• Hỏi ban quản lý toà nhà về quy định thi công và về lối thoát hiểm chung.

Một văn phòng nhỏ xếp đúng thì làm việc dễ chịu hơn nhiều so với một văn phòng rộng mà kê theo cảm tính. Phần lớn cải thiện nằm ở lối đi, ánh sáng và ổ cắm — ba thứ không tốn tiền để nghĩ tới trước.

Câu hỏi thường gặp